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増えるSaaSのライセンスの一元管理は
どのように行うべきか?

ガートナー ジャパンが2021年4月に行ったクラウドコンピューティングに関する年次調査では、日本企業におけるSaaS利用は2020年調査から8ポイント増の39%となっています。
Microsoft Officeなど、従来であればローカル環境・オフライン環境での稼働を前提としていた製品についても近年ではSaaS化が進んでいますが、そのような時代背景を受け、少なくない企業で見受けられる課題が「SaaSのライセンス管理」ではないでしょうか?

買い切り型とは異なり毎月・毎年の更新が必要となるSaaSでは、サービスごとにアカウント数や契約タイミングの把握が必要になり、この管理工数が無視できない状態となっていそうです。
増え続けるSaaSのライセンス管理についてどのように対処していくのが良いのでしょうか?

増える社内でのSaaS利用数

SlackやChatworkで議論を行い、Zoomで打ち合わせ、案件の進捗をセールスフォースに入力しサイボウズでスケジュール管理……。
こういった例に留まらず、また有償・無償に関わらず、ほとんどの企業では何らかの形でSaaSを利用しているのではないでしょうか。

特に近年ではテレワークの普及に伴い、社外での作業も増えてきました。
ネットワーク環境さえあれば常に同じ機能を使うことができるようになるSaaSはより一層活用されるようになっているといえます。

情シス担当者としても、買い切り型のソフトを導入しようとするとまとまった費用が必要となり、決済金額の関係で社内稟議用のコストや、競合製品の機能精査に時間がかかってしまうため、新しいソフトウェアの導入は敬遠されがちではないでしょうか?

こうした背景もあり、月額課金で単価が安く、ユーザー数の増加に合わせて柔軟にライセンス変更が対応できるSaaSの利用は稟議も通しやすく、スピーディな導入の意思決定が可能です。

また、ある程度までは無料でサービスを提供しているものも多く、有償ライセンス購入前に使用感を確認できることが多いのも魅力のひとつといえそうです。

SaaSの一元管理が課題に

SaaSの利用が増えると浮き彫りとなる課題が「ライセンスの一元管理」です。

複数のサービスを個々に契約していくと、それぞれの管理画面にログインしないと契約状況が確認できず、毎月の利用状況を確認するだけで多くの時間が過ぎ去ってしまいます。
特に有償サービスについては会計管理の観点もあり、いくつのアカウントが存在し、いくらの費用が発生し、いつ更新のタイミングとなるのか、を正しく把握しないと、社内の各所に迷惑がかかってしまうため注意が必要です。

さらに、退職や異動に伴うライセンスの増減・切り替えなども手間がかかってしまうポイントです。
管理権限をきちんと把握しておかないと適切な設定を行うことができず、本来付与されるべきではない人に大きな権限が付与されたままの状態になってしまったりすると、トラブル発生の基にもなりかねません。

例えば情報セキュリティ面に目を向けると、外部からの攻撃により端末内に侵入された際、適切な権限設定であれば機密情報へのアクセスは防げていたはずなのに、ライセンス管理があいまいだったことが原因で機密情報へのアクセスも可能な権限が付与されていたため、情報流出につながってしまった、などのパターンも想定されます。

中には、退職した人のアカウントをそのままにしていたために退職後も社内の機密情報にアクセスできてしまう状態にあった、などのケースもありそうです。

最近ではこうした課題に対応した「SaaSを一元管理するためのSaaS」も出てきており、その管理の煩雑さが課題として顕在化してきているのが見て取れます。

SaaS一元管理サービスの機能

一元管理サービスでは大きく分けると2つの観点での機能が存在します。

管理機能
アカウント管理機能やコスト管理機能、社内のメンバーに向けたダッシュボード(どんなサービスを利用しているかなど)が備わり、主に管理者に向けた機能を提供されています。
特に社内のメンバーは、普段自分たちがどのようなソフトウェアライセンスを保持しているかの意識が薄いため、利用状況を尋ねても、「有償版は使っているけどプランまではわからない」など、きちんとした回答が返ってこないケースが想定されます。
一元管理サービスを利用することできちんと管理を行うと共に、「自分はこのSaaSのライセンス・権限を持っている」ということを各メンバーが明確に把握できることで、社内の業務をスムーズに進めることも可能になります。
セキュリティ機能
シングルサインオン機能でサービスをまたいでのログイン簡略化やアクセスコントロールの実現、多要素認証など、テレワークに活用できる機能などが提供されています。
実はSaaSを利用する際に落とし穴となりがちなのが情報セキュリティ面で、パスワードの使いまわしを防ぐように指導しても実際は簡単ないくつかのパターンを使いまわしているだけだったり、そもそもSaaS側のセキュリティがそこまで高くなかったりするパターンがあります。
一元管理サービス側でシングルサインオン機能や多要素認証が使えれば、セキュアな環境でサービスを利用することが可能になり、一元管理サービス側でシングルサインオン機能や多要素認証が使えれば、セキュアな環境でサービスを利用することが可能になり、不正アクセスを防止することが可能になります。

SaaS製品の一元管理サービスを利用するメリットとして、上述したような機能を活用し、アカウント管理からセキュリティレベル向上までを同時に行い、また今後各SaaSの利用状況を把握したうえでのコスト削減までを視野に入れておけることが挙げられます。
一方、デメリットとして、全てのSaaSに対応しているわけではないため漏れるサービスが存在することや、セキュリティ面では他のセキュリティ対策と機能が被ってしまう可能性があること、そして何より追加コストが発生してしまうことが挙げられます。

代理店の管理機能の活用という選択肢

SaaS製品の一元管理サービスの機能面を紹介しましたが、一番の課題は、資産管理の観点から見たライセンス管理、特に「有償SaaSのライセンス管理」が課題と言えるのではないでしょうか?
この場合、手軽に始められる管理方法として、販売代理店の販売サイトを活用して管理体制を構築するのも1つの手かもしれません。

当サイト「ライセンスオンライン」を含むライセンス購入サイトでは、ライセンス管理機能が備わっていることがあります。
この機能によって「どのサービスを利用しているか」「何アカウント利用しているか」「いくらのコストが発生しているか」「いつ更新を検討するべきか」などを一元管理することが可能です。

「有償サービスを使うまでの規模感ではない、しかし管理体制を作らないと業務に支障が出てしまう」といったタイミングの企業には、ちょうどいい解決方法になるかもしれません。

「最重要課題」を意識して効果的な選択肢を

SaaS利用が増える中でのライセンス管理はどの企業の情シス担当者も頭を悩ませており、また昨今はシャドーITと呼ばれるように、従業員が許可なく勝手にSaaSを利用してしまうこともあります。
SaaS製品の一元管理サービスの活用はその解決策として挙げられますが、求めている仕様に対してオーバースペックとなる可能性があるため、利用するときは注意が必要です。

特にセキュリティ面については、重複した機能を備えた一元管理サービスを利用することで、個別のセキュリティ対策機能がバッティングし、ただ面倒な運用フローが生まれるだけ、となってしまうケースも想定されます。

こうした場合はあえて一元管理サービスを利用せず、代理店の管理ページを活用して管理体制を構築した方が、コストを抑えつつ本来行うべきだった課題の解決に効果的なケースもあるのです。

情シス担当者として「会社にとって一番の課題は何か」を考えたうえで選択肢を検討してみてください。

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