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Microsoft Office のもったいない買い方と、
Microsoft 365のススメ

Microsoft Officeと言えば多くの企業で導入されている事務用ソフトウェアです。

ドキュメント作成のWord、表計算ソフトのExcel、プレゼンテーションソフトのPowerPoint、データベースソフトのAccessとまだまだWindowsが主流のビジネス業界において、標準的なアプリケーションとして利用されています。

現在は永続版のMicrosoft Officeとサブスクリプション版のMicrosoft 365に大別され、サービスが提供されています。(一部機能制限がされている無料の「Office on the web」も存在しています)

今回はこのMicrosoft Officeの購入でよくあるもったいないライセンスの買い方と、お勧めのプランをご紹介します。

もったいないライセンス購入のよくあるケース

Microsoft Officeはインストール型のソフトウェアのため、ライセンスを購入すると各端末に対してセットアップ作業が発生します。

そしてコロナ禍の現在、新たにテレワークを実施するようになった企業の中には「新しくテレワーク用にノートPCを買ったからその分ライセンスを購入したい」とご相談いただくケースもあります。

しかし、これは実にもったいない買い方をしているケースかもしれません。

Microsoft Officeのライセンスは基本的にユーザーに紐づく形で発行され、該当のユーザーが利用する複数端末にインストールが可能ですから、ライセンスが定めるインストール可能台数内であれば、新たにライセンスを購入する必要はありません。
※Microsoft Officeは原則2台、Microsoft 365は最大15台

このライセンス契約の内容をきちんと把握していないと企業にとってベストな選択を行えない可能性があるのです。

また、たまにいらっしゃるのが「Office Personal 2019を買ったがPowerPointを使う必要が出てきたのでPowerPointだけ単体で購入したい」と言うケースです。

この場合は「Office Personal 2019」が32,784円なのでそこにPowerPointの16,284円を加え49,068円となってしまいます。

一方、サブスクリプション版のMicrosoft 365 Business Standardなら月額1,360円、3年間使い続けても38,284円となるので、ほぼ同額で利用可能です。
さらにはTeamsやOneDriveの利用も可能なため実態としてはコミュニケーション活性化や業務効率化につながるの価値を持っていると言えます。

「ライセンス契約の内容を正しく把握しておくこと」「先々を見据えたプラン選択を行うこと」が全体としてのコスト最適化を考えるために重要なポイントです。

コスト最適化を考えた場合、現在検討するべきは永続版のOffice Professional 2019を選択するべきか、サブスクリプション版のMicrosoft 365を選択するべきかになります。
次項以降でこちらについて比較を行っていきたいと思います。

<補足>
現在Microsoft Officeのライセンス購入方法は中小企業(250ライセンスまで)だと「一般購入」「Open License」「Software in CSP」などの契約形態があります。
しかし2021年12月で「Open License」は終了となるアナウンスが出ているため本記事内ではMicrosoft Officeについて記載している場合「Software in CSP」での販売を想定して記載しています。
参考:https://licenseonline.bbss.co.jp/information/openbusiness/future.html

Microsoft 365はMicrosoft Officeと比較して高い?

Microsoft Officeのサブスクリプション版、Microsoft 365ですが「買い切り版と比較して高いのでは?」と質問を受けることがあります。

しかし実際のところはちょっと事情が違います。

「Microsoft 365 Business Standard」で使用できるアプリは以下となります。

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Publisher ※WindowsPCのみ
  • Access ※WindowsPCのみ
  • Outlook
  • OneDrive strage(1TB)
  • Microsoft Teams
  • ShearePoint

これに対して主要なソフトウェアを揃えるため以下のアプリ群が利用できる「Office Professional 2019」と比較してみましょう。

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Publisher
  • Access
  • Outlook

「Microsoft 365 Business Standard」で年間16,320円、永続版の「Office Professional 2019」がSoftware in CSP 版で66,600円なので、約4年使用してようやくMicrosoft 365とコストが同程度になる計算となっています。

AccessやPublisherなどについては利用することが少ない人もいるかもしれませんが、コロナ禍によりテレワークが広がる中クラウドストレージのOneDriveやチャット・オンラインミーティングの開催に有用なMicrosoft Teamsなどは業務に関わらず利用頻度が上がってくるアプリとなります。

こうして比較していくと、単純なコスト比較以上のお得感がMicrosoft 365にはあることが理解いただけるのではないでしょうか?

Microsoft 365とMicrosoft Officeの機能・サービス面での違い

Microsoft 365は現在Microsoftが力を入れているだけあり、機能、サービス面でも永続版のMicrosoft Officeと比べて充実している面があります。

大きくは以下の面でのメリットがあります。

常に最新版のバージョンを利用できる

Microsoft 365のメリットと言えばまずはここになります。
永続版では該当のバージョンのみの利用となり新たなバージョンを利用したければ買いなおす必要がありますが、Microsoft 365では常に最新版のOfficeを利用することができます。
これは単純に新しい機能を利用できることを意味するのではなく、「サポートが切れない」こともメリットとなります。

Officeのサポートにはセキュリティ更新や機能追加などを行うメインストリームサポートと、原則セキュリティ更新のみを行う延長サポートがあります。

現在最新版のOffice 2019については延長サポートの期限が2025/10/14となっており、約4年後にはサポートが切れて危険度が上がってしまうことになりますがMicrosoft 365の場合常に最新版となるためサポートが切れる心配がありません。

コラボレーション機能が充実している

企業はほぼ常にチームとして業務にあたっています。
そのため他のメンバーとのコミュニケーションをスムーズにすることは生産性向上に対して重要な役割を果たします。

Microsoft 365はTeamsというリモートワーク(テレワーク)のためのコラボレーションツールを提供しています。
チャット、Web 会議、通話、ファイル共有を行えるほか、他のMicrosoft製品との連動性が非常に高く、OneDriveによるクラウドストレージの活用も合わせてシームレスなコラボレーションを実現することが可能になっています。

24時間365日対応のテクニカルサポートがある

法人向けのサービスと言うこともあり、テクニカルサポートがついています。
営業時間のみの対応ではなく24時間365日対応のため、急なトラブル対応にも応答してもらうことが可能となり、業務が滞ってしまう時間を最小限に抑えることが可能になっています。

こうした面でも、現在はMicrosoft OfficeよりもMicrosoft 365がおすすめできると考えています。

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