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無料版でも使えるおすすめWeb会議システム。
有料版を使うべき理由

テレワークが普及した昨今、Web会議がいたるところで行われるようになりました。

PCからはもちろん、スマートフォンやタブレットからも気軽に参加できるWeb会議システムは、今や企業活動においても避けては通れないツールとなっています。

今回はWeb会議システムについて、代表的な製品や無料版、有料版の違いについて説明するとともに、どんな状況であれば有料版を利用するべきなのかをご紹介します。

オンラインミーティングに使えるWeb会議システム

もともと、光ファイバー網整備による近年のインターネット回線の高速化とスマートフォン・タブレットと言ったデバイスの普及に伴い、Web会議システム自体の開発・普及は進んでいました。

ただそこへ、昨今のコロナ禍による外出自粛、対面での会話が避けられる中、企業ではテレワーク対応のため、個人でも友人との会話や遠方の親類との顔を合わせた交流のためにWeb会議システムを使用する例が増え、今その存在感は大きくなっています。

ツールの数も一気に増え、国産のツールや海外で爆発的に普及したツールなど、各社が特色を持ったWeb会議システムを開発しており、現在各社がユーザー獲得に力を入れている状況です。

背景の切り替え機能や大人数での参加、録画機能など法人需要を取り込んだWeb会議システムはオンラインミーティングを執り行うのに便利な機能がどんどん追加されています。

おすすめできるWeb会議システムの代表的な製品

Web会議システムの代表例といえばZoomやMeet(Google)が有名です。

Zoomは無料であることに加えホスト(主催者)以外はアカウント不要であること、デバイスを問わずアクセスが可能なことや参加方法が手軽なことなどの特徴があり、爆発的に利用者数が増えました。

無料版でも100人まで同時接続が可能なため、1on1でのミーティングからちょっと大きめのセミナーまで幅広く活用できるところも魅力です。
録画機能もあることから、議事録代わりに録画しておくなど企業としても活用しやすいところがあります。

一方、テレワークの普及に伴い、企業ではグループウェアとしてGoogle Workspaceの契約も増加。
同時にMeetも活用されるようになりました。

多くのツールが専用のアプリを導入する必要がある中、Meetはブラウザで完結している手軽さも人気の要因です。

また、MicrosoftのTeamsも人気です。
2021年4月27日付で発表された数値では、ユーザー数が7,500万人から1億4500万人まで増えたと発表されました。
参考:https://gigazine.net/news/20210428-microsoft-q3-2021/
無料版でも会議、チャット、通話、Officeを利用した共同作業などができる機能を持っているため、小さな組織で導入しやすいのもポイントとなっています。

Web会議システムの無料版・有料版の比較

多くのWeb会議システムは無料で使用することができます。
しかし当然ながら無料版においては多数の制限が出てきてしまいます。

各製品の制限や、逆に有料版で使える機能についていくつかご紹介します。

<Zoomの無料版の制限>

  • 時間が40分までに制限されてしまう
  • 録画データの保存先がローカルのみ
  • ミーティング参加者の制限ができない(特定アカウントのみに制限など)

<Meetの無料版の制限>

  • 時間が60分までに制限されてしまう
  • 録画機能が使えない
  • ホワイトボード機能が使えない

<Teamsの無料版の制限>

  • 時間が60分までに制限されてしまう
  • 録画機能が使えない

逆に有料版で使えるようになる便利な機能もあります。

<Zoom>

録画データのクラウド保存
録画データをクラウド側で保存できるのでローカルのストレージを圧迫しません
自動文字起こし
会議の内容を自動的に文字起こししてくれるので、後からキーワードなどで関連する箇所の確認ができます。
シングルサインオン対応
UX向上とセキュリティレベルの改善にシングルサインオン機能を活用できます

<Meet>

ブレイクアウトセッション
ミーティング内で小さなグループに分かれて議論を行い、再度全体での議論に戻ることができます。
グループワークなどに活用できる機能です。
Q&A、アンケート機能
セミナーなどで活用できる機能で、その場でアンケートや質問を受け付けたりなどができます。
インタラクティブな体験を取り入れることができる機能です。

<Teams>

会議のレコーディング
議事録代わりに使えるよう、会議が録画できるようになります。
多要素認証
セキュリティ強化のための多要素での認証が可能となります。
ユーザーとアプリの管理機能
情シス担当者としては持っておきたいユーザー管理機能です。

有償版を利用するべきなのはどのような企業か?

無料版と有償版が存在するWeb会議システム。どのような状況であれば有償版を利用するべきなのでしょうか?
いくつか想定される事例を記載してみます。

社外とのミーティングを行う場合
ZoomであれMeetであれ、無料版は時間制限が伴います。
外部の人とのmtgで「そろそろ時間制限になるので入りなおしていただいて・・・」
と言うのは気が引ける問題です。
そうなると有料版を契約して制限時間を撤廃しておく必要があると言えます。
テレワーク時社内での全体会議などを行う場合
社内で全体会議を行う場合、ライブストリーミング機能が便利です。
出欠の確認、幹部のプレゼンテーション、不参加の社員への録画でのアーカイブ共有など会社としての情報伝達に有効活用できます。
情報格差を作らないようにするためにも、こうした場合は有料版を利用しておくことが重要と言えます。
高いセキュリティレベルの維持が必要な場合
無料版では最低限(とは言っても暗号化通信などある程度のレベルでのセキュリティは担保していますが)ですが、有料版になった場合さらなるセキュリティ対策が行われています。
例えばMeetではユーザーの Google Workspace データの保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しを行うことができるGoogle Vaultというツールを使用することができるようになります。
Teamsでもユーザー管理機能が追加され、ユーザー設定とポリシーを構成可能になります。
情シス担当者としてはこれらの機能を追加して安全な情報セキュリティ体制を作っておきたいと考えるのではないでしょうか?

Web会議システムは無料版で使い勝手を確認し、企業としての活用はぜひ有料版を

Web会議システムはテレワークが推進される昨今では必須とも言えるツールとなっています。
それだけに、仕様の把握や活用レベルによって企業としての意識が出やすい部分とも言えます。

今後のデファクトスタンダードツールとも呼べるWeb会議システムは無料版、有料版の機能の範囲をしっかりと把握し、適切な選択を行うことが重要です。

ただし、セキュリティや開催時間の制限を考えると実質的には有料版の利用は必須と言えるかもしれません。
ほとんどのツールは無料版が用意されているのでまずは自分たちのチームで活用してみて使い勝手を確認。
その後有料版にアップグレードしたうえで全社展開するなどのステップを踏むのが失敗しないやり方かもしれません。

利用者が誰なのか、求められる要件は何かをきちんと確認のうえ、選択しましょう。

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