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グループウェアとは?
機能やメリット、おすすめ製品をご紹介

情報のやり取りはメールが中心、スケジュール管理はExcel、社内決済は印刷して押印。
このような、業務進行に複数のツールを介在する企業は、まだまだ多いのが実情です。

このような状況を比較的導入コストを抑えつつ改善・効率化できるのがグループウェアです。
今回はグループウェアとは何か?を説明し、同時におすすめのツールもご紹介します。

グループウェアとは?

グループウェアとは、一言で言うと「社内ポータル」に近いです。

組織での活動を考えた時に重要になるのは情報共有ですが、そのためには様々な情報を「集め」「共有し」「活用する」ための基盤となるシステムが必要になります。
グループウェアとは、こうした組織活動を円滑にするために様々なソフトウェアを統合したパッケージのことを指します。

グループウェアに含まれる機能

グループウェアはソリューションによって様々な機能があり、その目的や使い方によって機能が個々に異なる部分があるものの、代表的な機能は以下となります。

<情報共有機能>

情報共有機能は、主に社内での営業活動状況の共有など、情報の可用性を高めることを目的としています。

メール
グループウェアとしてのメールは他の機能との連動性が高く、スケジューラと連動してミーティング予定を決めたり添付ファイルを共有機能と連動して送信時の負荷を減らせるような動きをします。
掲示板
トピックごとに情報を管理しアーカイブ化することで議論・経緯などをいつでも見返すことができます。
ファイル共有
ファイル共有機能によってメールに重いファイルを添付する必要がなくなる他、社外からでもアクセスが容易となり業務効率が向上します。
オンラインミーティング
遠隔でのミーティングが実施しやすくなるほか、コロナ禍において対面が避けられる状況では積極的に利用推進されています。
スケジュール管理
日々のスケジュールを登録することで他の社員からも現在の状況把握が容易となり、電話の取次ぎやミーティングスケジュールの設定、業務リソースの見積もりなど様々な面で役に立ちます。
チャット
メールのようにかしこまったやり取りではなく、ライブ性を高めたチャットによってコミュニケーション速度を向上し、業務のスピードをあげることができます。

<業務管理機能>

会議室予約
社内の会議室の空き状況と予約状況、そしてミーティング参加メンバーなどを登録することでミーティング予定がブッキングすることがなくなります。ほとんどの場合で社外からも確認できるため、顧客とのやりとりの中で次回ミーティング予定をその場で確認・登録するなどスピード感を持った対応が可能になります。
ワークフロー
社内承認と言えば提携フォーマットに記入したものを印刷し、関係者に押印してもらうために何か所も回る、という会社もまだまだたくさんありますが、ワークフロー機能を使うと申請フォームに入力するだけで適切な承認者の元に連絡が届き、申請者がわざわざ出向くことなく承認まで進めることができます。
勤怠管理
タイムカードの入力機能、残業時間の計算などもグループウェアの勤怠管理機能を利用することで自動的に計算されるので計算間違いによる入力ミス防止になります。
回覧
部門内での回覧もファイル共有+閲覧確認用の機能を活用することで回覧が簡単に確認できます。
一人ずつしか見られないので回りきるまでに時間がかかってしまうという心配も不要です。
todo
社員ひとりひとりに課される業務は、抜け漏れがあると他の社員に迷惑がかかってしまいます。
常日頃から目にするグループウェアにtodo機能を付けることで自然と目に入るようになり、対応が漏れていたというケースを減らすことが可能になります。

その他にもツールやカスタマイズ次第でアンケート機能や企業独自の社内ツールを作成することも可能なケースが多く、ソリューションによっては外部の企業が独自にアプリを開発し販売しているケースもあります。

グループウェアを利用するメリットとデメリット

グループウェアにも当然メリットとデメリットが存在します。
それぞれについて簡単にまとめているので参考にしてみてください。

<メリット>

ポータル化されているので情報が集約される
メールでは情報が個々人の端末内にしかなく、人によってファイルの保存場所が異なるため、情報が分散しがちです。
ペーパーレスで業務が効率化
勤怠管理機能で紙のタイムカードが不要になる他、ワークフローで社内承認を取るための移動時間や印刷、押印の手間が不要に。会社としても経費削減につながります。
多種多様なツールをシームレスに活用できる
オンラインミーティングをしながらストレージにあるファイルを共有しテキストチャットで補足説明、議事録はスプレッドシートにリアルタイムで記載等グループウェアならではの連携機能を活用することで業務効率を大幅に向上することが可能になります。
各メンバーの状況を可視化できる
スケジュール管理をグループウェア上で行うことにより誰がいつどんな予定を持っているのかを確認できます。
また、関連資料をグループウェア上に保存しておくことで案件の進捗状況をリアルタイムで把握できたり、離れた場所にいてもチャットツールなどですぐにレスポンスが貰えたりすることなどもメリットと言えます。

<デメリット>

コストがかかる
当然ですが今までの業務ツールに加えてのコストが発生してしまいます。
多くの場合ユーザー数課金となっているため、自社がコストに対しどれだけ生産効率を高められるかが重要となります。
全社員が活用しないとメリットが享受できない
一部のユーザーが使わないなどのケースが発生すると、なし崩し的にグループウェア外での管理が発生しグループウェアのメリットが失われてしまいます。
社内の運用ルールを100%反映することは難しい
グループウェアはあくまでもパッケージソフトのため、どうしてもカスタマイズに限界が存在します。
特殊な運用ルールがある場合、合わせることが難しい場合もあります。

グループウェア導入に失敗しないためのポイント

グループウェアに限らず、ツールやソリューションを導入する際によく言われるのが「導入が目的となっている状態では失敗する」ということです。
ここではグループウェア導入を成功させるためにどのような考え方をしておくべきなのかを考えます。

自社の課題が明確か?
グループウェアはサービスによって強みが異なるためどれでもいいと安易に選択すると課題が解決しません。
(もしくは課題解決までの道のりが長くなる)
きちんと自社の課題を明確化し、そのうえで必要な機能は何かを考えたうえでソリューションを選択しましょう。
社内ユーザーへの教育・啓蒙体制は問題ないか?
機能が優れていても実際に使用するのは現場のユーザー。使えてもらえないと強みを活かすことはできません。
運用体制が構築された場合にきちんと使い方を説明する時間を取れるか、また使うことで会社、そして社員それぞれがどのようなメリットを受けられるのかを説明できるかをしっかりと考えてみてください。
業務プロセスの見直しができるか?
グループウェアはパッケージソフトであるため100%自社の希望に添えるとは限りません。
場合によっては機能に合わせて自社の業務プロセスを変更することも検討することを前提として、社内の調整を進めておくべきと言えます。

ただソリューションを契約して構築を行ったとしても、宝の持ち腐れになってしまうケースは多々あります。
先例を知り、「使ってもらえる」「効果が出る」グループウェアになるようシステム導入担当者として動くことが重要です。

グループウェアの代表的なおすすめ製品

グループウェアは様々な製品があります。
ここでは代表的な製品についていくつかご紹介いたします。

<Microsoft:Microsoft365(旧称:office365)>

Office製品を中心としたグループウェアです。
コラボレーションツールとしてのTeamsでは会議、チャット、通話、共同作業がofficeのソフトウェアとシームレスに連動します。
企業での採用数も多く、表計算ソフトや文書作成ソフトとしてはデファクトスタンダードとも言えるOfficeと連動しているので業務での汎用性の高さはトップクラスです。

<サイボウズ:サイボウズ Office>

東証一部に上場している国産グループウェアの代表的な製品です。
国産である強みとして日本のビジネスにおける使い勝手を追求した機能が多数あります。
社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージで提供している他、パートナー企業が全国各地にいるため不安がある企業でも安心して導入することができます。

<Google:Google Workspace>

検索サービス、クラウドサービスで有名なGoogleが提供するグループウェアです。
GmailやMeet、Googleカレンダーでの情報共有やタスク管理、GoogleDriveでのデータシェアリング、ドキュメントやスプレッドシートを活用したコラボレーションなど汎用性の高いツールがそろっています。
社外での活動が多い企業にとっては外部からのアクセス容易性が高く評価されています。

グループウェアは運用までを見据えた全体設計が肝心

グループウェアは活用できるようになれば社内の生産性が大きく向上しますが、そこに至るまでには様々なハードルが存在します。
社内の課題は何か、そのために必要な機能は何かをしっかりと見据えたうえで実際に活用しながら運用イメージをつかんでルールを定めていくことが重要です。

最も効果的なのは、導入チームでのスモールスタートです。
一度自分たちで利用して実績を作りながらルールを模索し、徐々に広げていくと失敗の可能性を大きく減らすことができます。

ご紹介したサービスはどれもサブスクリプションモデルでユーザー数の増減は柔軟に対応可能です。
ぜひスモールスタートからお試しいただき、スムーズな全社展開を行ってみてください。

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