メール保管とバックアップは違う?!法律で定められた長期保管義務とは

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【メールアーカイブソリューション特集第2弾】
メール保管とバックアップは違う?! 法律で定められた長期保管義務とは
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◆関税法とメールアーカイブ(長期保管)義務について
関税法 とはあまり皆様に馴染みが無いかもしれませんが、 この法律は、関税の徴収や税関手続きを包括的に定めたものであり、 海外と何らかの取引がある企業 であれば 罰則も含め重要な法律 となります。

そして、平成24年7月1日に、輸出入に係る取引の関係書類を電子メールなどでやりとりした場合、 そのメールなどを輸出入許可日の翌日から5年間(ないし7年間)保存することが新たに義務付けられました。
内容としては輸出入業務に関わる企業は、輸出入に関わるメールについて適切に保管を実施し、 場合によっては提出する義務があるということです。

輸出入に関わる企業は、商社、貿易業に留まらず衣料品やブランドの輸入販売や鉄鋼や材木などを輸出入する業者また その材料を利用して製品を作る製造業なども対象になります。

▽輸出入業務に関わる企業は下記仕様にそってメールを保管しておく必要があります
 ・過去やりとりされたメールをすべて漏れなく保管できること
 ・保管されている大量のメールの中から、該当するものを素早く抽出し、提出・報告できること
 ・メールの内容が改竄されていない旨を担保できること

これは単なる不測の事態に備えてバックアップをとっておくということでは不十分で、 過去一定期間内にやりとりされたすべてのメールを保管し、またすぐに抽出できる必要があるということを意味しています。

◆メールアーカイブとは
保管されているメールはすべて、いざというときには当局に証跡として提出するものですから、 意図的な改竄が行われていないことが前提となります。
この点においても、単にバックアップデータからメールデータを復旧しただけでは、 改竄されていないことを証明する術はありません。
そこで頼りになるのが、 「メールアーカイブ」と呼ばれるITソリューション です。

▽主要な機能
 ・会社でやりとりされるすべてのメールを漏れなく保管できる  最大7年間保管
 ・アーカイブ導入に 新規のサーバ構築などが必要なし (クラウドサービス提供)
 ・初期導入設定 わずか3分  納品後すぐに利用可能
 ・ 暗号化保管 されているため メールの漏洩、改竄もできない ようになっている。
 ・添付ファイル内容、メール本文も キーワードで検索可能
 ・簡易な検索画面なので特別なコマンドなどなく、 IT部門以外の監査者も簡易に利用可能

こちらのサービスは、クラウド型メールサービスと連携し、 容量無制限で 月額200円/ユーザー でメールの保管が出来ます。

メールアーカイブの仕組みは、普段はその効果をなかなか実感できないかもしれませんが、 いざとなった場合、効果を発揮します。
是非、この機会にメールアーカイブをご検討いただけると幸いです!

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